İçerik
Etkili bir dosyalama sistemine sahip olmak, çok sayıda dosyadan hızla geri çağrılması gereken önemli bilgileriniz olduğunda zamandan ve enerjiden tasarruf etmenizi sağlar. Sayı ya da sayısal sistem kullanan, harf ya da alfabetik sistem kullanan iki tür dosyalama sistemi vardır. Bu sistemleri nasıl kullanacağınızı öğrenmek, sizin için en uygun olana karar vermek için gereklidir. Birkaç kategori olsa da, bu dosyalama sistemlerinin temellerini anlamak kolaydır.
Dosyalamak istediğiniz belge türleri için en iyi sonucu sağlayacak alfabetik ve sayısal sistemin türüne karar verin. Dikkate alınacak üç temel alfabetik sistem ve en yaygını ondalık sistem olan dört sayısal sistem vardır. Üç alfabetik sistem topikal, ansiklopedi ve coğrafidir.
"Topikal alfabetik" sistemi tanımlayarak başlayın. Bu aynı zamanda "sözlük" sistemi olarak da bilinir ve anlaşılması en kolay olanıdır. Bu durumda, her dosya bir başlık veriyor ve bu başlıklar A'dan Z'ye alfabetik olarak düzenleniyor. Konulara ayrılmaz ve kategorilere sahip değiller, bu nedenle bu sistem genellikle daha küçük dosyalar için en iyisidir.
"Ansiklopedi" veya "sınıflandırılmış" sistemi anlayın. Bu sistemde, içinde veya içinde alfabetik olarak gruplandırılmış daha küçük konuları olan geniş kapsamlı başlıklar veya tarih veya felsefe gibi konular vardır. Gerekirse, bu alt başlıkların içinde alfabetik olarak düzenlenmiş ek dosyalar olabilir. Örneğin, tarihte onlarca yıl ve bu dosyaların içinde alt başlıklara sahip olabilirsiniz, tarihin teknoloji veya savaş gibi belirli yönlerini gösteren dosyalar. Bu alt kategoriler, dosyalama sisteminin sizin için verimli olduğunu hissedene kadar devam edebilir.
Yerler ile ilgili bilgileri içeren belgeler için "coğrafi" sistemi öğrenmeyi düşünün. Ansiklopedi sistemine çok benzeyen bu sistem, şehirler veya kasabalar gibi alt kategorilerin alfabetik sırayla girdiği ülkeler veya ülkeler gibi ana kategorilere sahiptir.
En azından ondalık dosyalama sistemlerinin temellerini anlayın. Bu, kitaplıkları ve referans materyallerini çağrı numaralarına göre sınıflandırmak için kütüphaneler tarafından en sık kullanılan Dewey Ondalık Sistemidir. Bu durumda, yalnızca sıfırdan dokuza kadar olan sayıları kullanmanın ondalık kısıtlaması nedeniyle 10'dan fazla kategoriye sahip olamazsınız. Bu on kategori daha sonra ansiklopedi alfabetik sisteminin çalıştığı şekilde gerektiği kadar sık 10 ek kategoriye ayrılabilir.
Ondalık sistem parçalarını öğrenmesi kolay içine yıkmak. Örneğin, şu anki kütüphaneniz belki de üç ondalık basamağa sahip olmanızı gerektirir, böylece on kategoriniz her biri bir başlığa sahip 000, 100, 200 vb. Olarak listelenir. Bunların her birinin içerisinde, tüm ondalık sayıları doluncaya kadar 002 veya 103 gibi alt kategoriler olacaktır. Bu durumda 002, 000'lerde bir kategoriyi ve 103, 100'lerde bir kategoriyi temsil eder. Bu sistem, ondalık sayılar genişletilip gerektikçe eklenebildiğinden, aşırı miktarda bilgi için iyidir.